e-Rechnungspflicht

Die E-Rechnung ist da!
Wichtige Gesetzesänderung ab 1. Januar 2025

Selbstständige und alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe, müssen ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen (XML-basiert / CEN-Norm EN16931) empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren können. Auch das Senden von Rechnung im XML-Format wird, mit Übergangsfristen, verpflichtend.

Diese Änderung wurde am 22. März 2024 mit dem Wachstumschancengesetzes beschlossen.

ACHTUNG! Eine E-Rechnung ist kein per E-Mail versendetes PDF-Dokument, sondern eine strukturierte Datei im XML-Format, wie die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung, die elektronisch verarbeitet werden kann.

Informationen:

https://www.erechnung.gv.at/erb
https://www.finanz.at/business/e-rechnung/

Wer, was, wann und wie überhaupt?
Die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführten neuen Vorschriften gelten dabei im ersten Schritt ausschließlich für den B2B und B2G-Sektor. Das heißt, nur wenn Unternehmen Rechnungen an Unternehmen stellen, muss dies in vereinheitlicht elektronischer Form geschehen. Darüber hinaus gilt die Vorschrift vorerst nur für den Austausch zwischen im Inland ansässige Unternehmen. Dabei spielt der Umsatz des leistenden Unternehmens grundsätzlich keine Rolle. Das heißt, prinzipiell sind Konzerne, Mittelständler und Kleinunternehmer gleichermaßen betroffen. Ausnahmen gibt es lediglich in Hinblick auf die Rechnungshöhe: Bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinbetragsrechnungen fallen nach aktueller Regelung nicht unter die E-Rechnungspflicht.

Auch, wenn Sie sich entscheiden sollten, mit dem Senden von E-Rechnungen noch zu warten und die Übergangsfristen auszunutzen, müssen Sie ab dem 1. Januar 2025 laut Gesetzt in der Lage sein, E-Rechnungen anderer Unternehmen, also Ihre Eingangsrechnungen, zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.

Das Ende der Papierrechnung mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung steht damit für den 1. Januar 2025 in Aussicht. Dabei ist den Vätern und Müttern des Gesetzes natürlich bewusst, dass ein solcher Eingriff in den meist langjährig perfektionierten Alltag in Unternehmen nicht sprichwörtlich im Handumdrehen erfolgen kann. Deshalb gibt es, wie für vergleichbare Gesetze üblich, auch hier Übergangsfristen.

Fristen für das Empfangen und Senden von E-Rechnungen

Ab 1. Januar 2025 (Empfang von E-Rechnungen)

Elektronische Rechnungen (XML-basiert / CEN-Norm EN16931) müssen empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren werden können. Eine E-Rechnung darf der Rechnungsempfänger nicht ablehnen.

1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 (Erstellen und Senden von E-Rechnungen)

Umsätze, die in diesem Zeitraum ausgeführt wurden (grundsätzlich gilt weiterhin: Im B2B können zwischen Ausführung der Leistung und Rechnungsstellung bis zu 6 Monate vergehen), dürfen weiterhin mit einer konventionellen Papierrechnung fakturiert werden. Ebenso können weiterhin elektronische Rechnungsformate, wie die PDF-Datei genutzt werden, die nicht den Vorgaben der neuen E-Rechnungspflicht entsprechen. Für diese Form der Rechnungsstellung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich!

1. Januar bis 31. Dezember 2027

Auch im Jahr 2027 gilt die Übergangsregelung wie in den beiden Vorjahren. Die beschriebenen Möglichkeiten der Rechnungsstellung gelten jedoch im Jahr 2027 ausschließlich für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Wird diese Grenze überschritten, bleibt alternativ zur neuen elektronischen Rechnung nur noch das EDI-Verfahren zum elektronischen Datenaustausch.

1. Januar bis 31. Dezember 2027 Auch im Jahr 2027 gilt die Übergangsregelung wie in den beiden Vorjahren. Die beschriebenen Möglichkeiten der Rechnungsstellung gelten jedoch im Jahr 2027 ausschließlich für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Wird diese Grenze überschritten, bleibt alternativ zur neuen elektronischen Rechnung nur noch das EDI-Verfahren zum elektronischen Datenaustausch.

Ab 1. Januar 2028

Ab 2028 gilt die vollständige Pflicht (ausgenommen genannte umsatzsteuerfreie Beträge und Kleinbetragsrechnungen) zur Einhaltung der Anforderungen an die elektronische Rechnung und ihre Übermittlung. Einzige Ausnahme ist hierbei wiederum die Verwendung des EDI-Verfahrens, nun aber unter der Voraussetzung, dass umsatzsteuerrelevante Daten aus dem Rechnungsformat korrekt und vollständig extrahiert und in andere Systeme übertragen werden können.

Geben und Nehmen – die E-Rechnungspflicht für Rechnungsempfänger
Auch Rechnungsempfänger können sich nicht zurücklehnen und das Geschehen unbeteiligt beobachten. Mit der E-Rechnungspflicht für den Versender geht auch eine E-Rechnungspflicht für den Empfänger einher. Das heißt konkret, ab 1. Januar 2025 müssen Rechnungsempfänger in der Lage sein, E-Rechnungen nach den neuen Vorschriften zu empfangen, verarbeiten und rechtsicher archivieren zu können.

Damit ist hier der Druck sogar noch höher, da sich der Empfänger nicht auf Übergangsfristen berufen kann, wenn sein Gegenüber bereits frühzeitig entscheidet, die neuen Standards zu erfüllen. Die Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich bzw. nur dann, wenn der Rechnungsaussteller im Rahmen der Übergangsfrist ein „altes“ Format für elektronische Rechnungen verwenden möchte.

(Schon-)Fristen sollte man einplanen

Auch wenn der Gesetzgeber mit den vorgenannten Fristen vielen Unternehmen die Möglichkeit gibt, sich in Ruhe mit dem Thema E-Rechnung und den individuellen Anforderungen an die Umsetzung der Pflicht auseinanderzusetzen, ist es nicht empfehlenswert, länger als unbedingt erforderlich zu warten.

Unternehmen sind gut beraten, lieber früher als später das Thema E-Rechnungspflicht auf ihre Tagesordnung zu setzen und lieber zu früh als zu spät damit zu beginnen, Strategien zu entwickeln und infrastrukturelle Voraussetzungen zu schaffen, die einen Übergang reibungslos ermöglichen. Dies gilt, wie beschrieben, nicht zuletzt auch aus der Perspektive des Rechnungsempfängers. Es ist davon auszugehen, dass sich eine Vielzahl von Unternehmen, gerade solche mit den erforderlichen Ressourcen, frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht einstellen werden.

Nach aktuellem Stand kann das für Rechnungsempfänger bedeuten, dass sie buchstäblich gezwungen werden, parallel dazu auch ihre Systeme fit für eingehende E-Rechnungen zu machen, da ihnen ansonsten die Zusammenarbeit mit bewährten Partner und Zulieferern deutlich erschwert, wenn nicht sogar unmöglich gemacht wird.

XRechnung – der Standard verspricht Sicherheit und mehr Effizienz
Wenn Sie die täglich bei Ihnen eingehenden Rechnungen betrachten, wird Ihnen vermutlich auffallen, dass kaum eines der Dokumente dem anderen entspricht. Auch wenn sich gewisse Standards durchgesetzt haben und einige Pflichtangaben für eine rechtssichere Rechnung unverzichtbar sind, bleibt für den Absender doch ein hohes Maß an Kreativität erhalten. Im Ergebnis ist die Orientierung auf Rechnungsdokumenten, sowohl im B2C als auch im B2B, oftmals eine Herausforderung. Müssen Rechnungsdaten in ein digitales System übernommen werden, bedeutet dies vor allen Dingen zusätzlichen Aufwand und ein hohes Fehlerrisiko.

Auslaufmodell Papierrechnung

Bis heute wird die überwiegende Mehrheit der täglich zwischen Unternehmen ausgetauschten Rechnungen in Papierform übersandt. Eine bewährte Methode, die jedoch im Zeitalter der Digitalisierung wenig effizient und schon gar nicht nachhaltig erscheint. Immer mehr Unternehmen beginnen zwar inzwischen damit, Rechnungen digital zu versenden, dies bedeutet in der Praxis jedoch meistens, dass klassische Rechnungsdokumente als pdf-Datei per Mail versandt werden. Dies spart zwar Papier, macht den Umgang mit Rechnungen aber nicht einfacher.

Nicht zuletzt im Sinne einer Vorbildfunktion hat der Rat der Europäischen Union bereits 2014 mit der Verabschiedung einer EU-Richtlinie Grundlagen für die Einführung der elektronischen Rechnung in der Verwaltung geschaffen. Mit ihrer Hilfe soll es langfristig gelingen, EU-weit Papier im Gegenwert von geschätzt 2,3 Mrd. Euro einzusparen und gleichzeitig die Umwelt zu entlasten. Dabei geht es nicht allein darum, Rechnungen zu digitalisieren, sondern auch um eine einheitliche Norm hinsichtlich der Gestaltung des Rechnungsdokuments.

Im Kern der EU-Richtlinie stand bereits 2014 die Entscheidung, dass Behörden Rechnungen von Unternehmen an Behörden im Rahmen einer öffentlichen Beschaffung in elektronischer Form akzeptieren müssen.

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4. April 2017 (BGBI. I S. 770) wird die EU-Richtlinie in deutsches Recht überführt und zusätzlich verschärft.

Inhaltliche und strukturelle Anforderungen
Neben dem Gedanken, mit dem digitalisierten Rechnungsversand Ressourcen zu schonen, soll die XRechnung die Möglichkeit bieten, eingehende Rechnungen ohne zusätzlichen Aufwand zu verarbeiten und so zum Beispiel die relevanten Inhalte in andere Systeme zu übernehmen. Im ersten Schritt wurde deshalb definiert, welche Informationen eine Rechnung nach dem XRechnungs-Standard beinhalten muss. Grundsätzlich handelt es sich hierbei um all jene Informationen, die auch schon zuvor für eine Rechnung verpflichtend waren.

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Angaben und Inhalte

Eine XRechnung enthält Angaben zum Rechnungssteller:

• Umsatzsteuer-ID
• Kreditorennummer
• Kennung der Rechtsform
• Name des Rechnungsstellers
• Anschrift des Rechnungsstellers
• Kontaktdaten des Rechnungsstellers

Zum Empfänger der Rechnung sind folgende Daten enthalten:

• Name des Rechnungsempfängers
• Anschrift des Rechnungsempfängers
• Kontaktdaten des Rechnungsempfängers

Darüber hinaus umfasst die XRechnung:

• Leistungspositionen
• Vertragsnummer
• Bestellnummer
• Auftragsnummer
• Bankverbindungsdaten
• Rechnungsnummer
• Zahlungsbedingungen
• Rechnungsbeträge

Zur Übertragung der Daten nutzt die XRechnung das Extensible Markup Language Format (XML). Im Gegensatz zu klassischen Dateiformaten handelt es sich hierbei um eine Auszeichnungssprache, die Daten menschen- und maschinenlesbar in einer Textdatei speichert und damit systemunabhängig nutzbar ist.

Die XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt und betrieben.